Créer une facture
La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.
Votre logiciel permet d'afficher le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat. Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.
2. Renseignez les données générales.
a) Numéro de pièce :
La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.
b) Sélectionnez le client :
Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.
c) Indiquez un dossier ou chantier :
Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.
Comme pour les clients, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.
Le dossier/chantier peut regrouper les diverses actions commerciales pour un client donnée. Il reste néanmoins un champ facultatif.
Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :
Vendeur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet
Date d'échéance : champ disponible à la saisie uniquement si un mode de règlement n'est pas indiqué. Dans ce cas précis, cela indique que l'utilisateur veut déroger à un mode de règlement paramétré.
La modification de la date de facture met à jour la date d'échéance à partir du mode de règlement renseigné. Néanmoins le champ date d'échéance reste modifiable.
d) Sélectionnez un contact :
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale.
Insérer une adresse de livraison et/ou de facturation directement sur la pièce
Par défaut l'adresse principale contenue dans la fiche client s'affiche.
Vous pouvez saisir ces adresses par trois méthodes :
Sélectionner une adresse déjà enregistrée :
Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur. Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.
Création d'un nouveau contact :
Saisie directe sur la pièce commerciale :
Données annexes
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
a) Sélectionnez un modèle d'impression.
b) Renseignez le nombre total de colis.
Le champ Dépôt est disponible si vous avez paramétré la gestion des dépôts dans le menu Options/Stocks.
Modèles de règlement
En indiquant un modèle de règlement dans les données annexes de la facture, l'échéancier se mettra en place automatiquement selon le modèle choisi.
Plusieurs modèles de règlement sont préenregistrés et fournis avec votre logiciel. Sinon, vous pouvez les modifier ou faire évoluer en créant d'autres modèles et autant que vous le souhaitez.
Pour créer les modèles de règlement, vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers et choisir dans le sélecteur Modèles de règlement.
Saisie des lignes d'article
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.
La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer l'éditeur pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Vous pouvez afficher le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat. Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.
Si vous passez par l'ajout détaillé pour ajouter un article géré par dimension, notez que le focus se placera par défaut dans la première dimension et non pas dans le champ quantité, car c'est la dimension qui calcule la quantité automatiquement.
Vous avez deux options pour insérer les lignes d'article
Par la fiche article
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Saisie au kilomètre
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article dans la création de pièces. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.
Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Voir ci-dessous la particularité des articles gérés par lot/numéro de série et de type grille.
Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles. Vous devez pour cela, passer par le menu Options/Divers et mettre à "oui" l'option de gestion des dimensions.
Ensuite, vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur choisir "Modèles de dimension". Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.
Article géré par lot / nº de série
Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication, seuls sont proposés les lots :
Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée (ok).
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Concernant les Avoirs, tous les lots vous seront proposés, même ceux qui ne sont plus utilisés.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Il s'agit des champs facultatifs. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Articles de type grille
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
Généralités - grilles
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles, menu Fichiers/Divers.
Articles composés
Dans les pièces commerciales, vous pouvez visualiser les éléments de nomenclature qui composent un article composé.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous avez le libellé à côté du code article pour les éléments de nomenclature composant un article.
Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
Au même titre que pour la description de l'article, vous pouvez éditer la mise en forme du chapitre/commentaire à l'aide de l'éditeur HTML pour toute saisie ou modification souhaitées.
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Pour passer à la ligne dans la saisie de votre commentaire ou chapitre, vous devez utiliser la touche <ENTREE>.
4. Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Application d'une remise globale
Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
7. Sélectionnez le mode de transport.
Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.
Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.
Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant). Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.
Insérer des lignes de sous-totaux dans les lignes d'article
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
L'enregistrement ne valide pas votre pièce. Une fois fini la saisie de votre pièce, vous devez la valider.
Valider et retour : la pièce est validée et la liste des factures s'affiche.
Valider : la pièce est validée et vous restez dans la pièce au cas où vous souhaiteriez revérifier votre saisie.
Une pièce validée n'est pas modifiable. Pour pouvoir modifier votre pièce vous devez la dévalider.
Une pièce comptabilisée et/ou soldée n'est pas modifiable.
Voir l'aide concernant les factures à montant nul.
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