Factures

Introduction

Les factures peuvent être générées par divers chemins dans le module Gestion commerciale :

a) Dans le menu Factures, tout simplement, en cliquant sur. b) Depuis un devis, une commande client ou un bon de livraison via le bouton.

Si vous gérez les chantiers, vous allez transférer vos devis en factures de situation au fil de l'avancement des chantiers.

Pour imprimer vos factures ou les envoyer par e-mail à vos clients, vous avez différents modèles d'impression pré-paramétrés. Vous allez pouvoir adopter les modèles vous convenant et les personnaliser à votre guise ; par exemple : en rajoutant votre logo.

Vous trouverez des modèles qui doivent surement combler vos attentes. À titre d'exemple, vous avez un modèle de facture intitulé "Note d'honoraires détaillée". Vous pouvez aussi créer vos propres modèles depuis le menu Fichiers/Divers, fichier Modèles d'impression.

Généralités

Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :

• Le sélecteur Client : affiche uniquement les pièces destinées au client sélectionné.

• L'option Uniquement mes pièces : permet à l'utilisateur en cours (dans le cas où plusieurs utilisateurs saisissent des commandes) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.

• L'option Uniquement les factures non réglées : ce filtre n'affiche que les factures dues.

• L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Données générales

Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvelle facture. Pour modifier le numéro de la prochaine facture incrémentée, rendez-vous dans le menu Options, Pièces commerciales. Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans la facture.

Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.

Client : le code client est obligatoire.

Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.

Mode de règlement : le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.

Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.

Objet : c'est une zone de texte libre qui peut contenir une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la facture. Si la facture a été créée à partir d'un devis, d'une commande client et/ou d'un bon de livraison, le logiciel reprend la ou les références correspondantes.

Échéance : c'est la date d'échéance de la facture. Elle est calculée automatiquement dès sélection du mode de règlement mais vous pouvez la modifier.

Dépôt : lorsque vous gérez plusieurs dépôts, menu Options, Stocks, il est indispensable de préciser le dépôt qui va être déstocké.

Validée : cette zone vous indique si vous avez ou non validé la facture.

Comptabilisée : cette zone vous indique si la facture a été, ou non, comptabilisée. La facture est considérée comme comptabilisée dès qu'elle a été prise en compte lors d'un export du journal des ventes, menu Editions, Jal des ventes.

E-mail de l'expéditeur : ce champ est renseigné automatiquement après l'envoi de la pièce par mail.

Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale à la facture (montant forfaitaire ou pourcentage). Pour cela, cliquez sur la loupe .

Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.

Raison sociale : elle est reprise telle que renseignée sur la fiche client.

Adresse : L'adresse générique du client vous est proposée par défaut. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique, choisissez-le dans le sélecteur Contact.

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de factures vous sont proposés. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, le modèle est celui renseigné dans les options générales (menu Options/Divers), si vous avez fait ce paramétrage.