Créer une commande d'achat

La commande d'achat peut être créée à partir d'un transfert d'un appel d'offre en bon de commande. Vous pouvez toujours modifier votre commande tant qu'elle n'ait pas été transféré en bon de réception ou facture.

Données générales

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Renseignez les données généralessitué sur la ligne du thème.

a) Numéro de pièce :

La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.

Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre au menu Options, Pièces commerciales.

b) Fournisseur :

Sélectionnez le fournisseur ou cliquez surpour consulter le fichier correspondant (seul champ obligatoire de la partie données générales).

Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur.

Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.

Données facultatives dans la partie de données générales :

c) Client :

Sélectionnez le client cliquez surpour consulter le fichier correspondant ; cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.

Comme pour les fournisseurs, si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur.

d) Dossier / Chantier :

Indiquez un dossier ou chantier.

Les champs correspondant à la gestion de chantiers pour le bâtiment s'affichent suite à un paramétrage préalable dans le menu Options/ Divers.

e) Contact :

Sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche, par exemple. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.

L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact.

Pour cela, cliquez suret ensuite sur.

Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale.

Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :

• Acheteur

• Mode de règlement

• Type de paiement

• Objet

Données annexes

3. Déployez le thème données annexes en cliquant sursitué à droite de la ligne de titre du thème.

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Vous pouvez ajouter ce statut dans la liste de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez suret ensuite cochez le champ E-mail envoyé.

a) Sélectionnez un modèle d'impression.

b) Saisissez le nombre total de colis.

Soldée : ce champ est renseigné automatiquement lorsque la commande est totalement soldée.

4. Saisie des lignes d'articles

Généralités :

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans Options, Pièces commerciales.

Vous avez deux options pour insérer les lignes - Par la fiche article ou par la saisie au kilomètre

Par la fiche article :

Rendez vous dans la "Saisie et modification des articles de la commande" située en bas de votre pièce, ensuite :

a) Cliquez sur<Inser> et sélectionnez l'article de votre choix.

Ce bouton est paramétrable par la flèche située à droite. Si vous avez choisi d'utiliser la fonction de saisie au kilomètre, vous verrez s'afficher la fonction. Vous devez alors cliquer sur la flèche du sélecteur pour choisir la fonction "Ajout détaillé" en cliquant sur l'option correspondante.

Notez que le curseur se positionne sur le champ Code. Tapez le code article si vous le connaissez et effectuez les modifications souhaitées (quantité, etc.) ou cliquez sur le pictogrammepour rechercher l'article souhaité.

Vous pouvez alors créer l'article s'il ne s'affiche pas dans votre liste en cliquant sur le bouton.

b) Cliquez sur<ENTREE>.

Saisie au kilomètre :

a) Cliquez sur<INSER>.

Ce bouton est paramétrable par la flèche située à droite. Si vous avez choisi d'utiliser la fonction de saisie par la fiche article, vous verrez s'afficher la fonction. Vous devez alors cliquer sur la flèche du sélecteur pour choisir la fonction "Ajout"en cliquant sur l'option correspondante.

Notez que la ligne article active les champs à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur le pictogrammepour consulter le fichier des articles.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

b) Cliquez sur<ENTREE> pour valider la ligne ou en utilisant le raccourci clavier par la touche <TAB>.

Particularités à considérer lors de votre saisie

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article sont aussi transmises d'une pièce à l'autre.

Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez vous dans le menu Options, Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.

Saisie au kilomètre - Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

a) Cliquez sur<INSER>.

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple d'insertion de commentaires ou chapitres :

Vous pouvez rajouter un chapitre pour regrouper, dans un thème précis, des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

5. Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

a) Cliquez sur devant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case "%" pour appliquer une remise en pourcentage.

c) Cliquez sur<ENTREE>.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

6. Cliquez sur<ENTREE>.