Créer un bon de réception
Un bon de réception peut être créé automatiquement à partir d'un transfert d'une commande.
Renseignez les données générales.
a) Saisissez le Numéro de pièce :
La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Données facultatives
Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.
c) Indiquez un dossier ou chantier (si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent).
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale et saisir donc l'adresse du contact si vous en avez.
Vous pouvez encore renseigner les champs facultatifs suivants :
Acheteur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet
Données annexes
3. Déployez le thème données annexes en cliquant sur le pictogramme des flèches :
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
Vous pouvez ajouter ce statut dans la liste de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées à l'aide de la fonction de personnalisation.
a) Sélectionnez un modèle d'impression.
b) Saisissez le nombre total de colis.
Validé et Facturé : ces champs sont renseignés automatiquement avec le statut de traitement du bon de réception.
c) Renseignez le Dépôt.
Donnée obligatoire si vous avez paramétré la gestion de stock dans le menu Options/Stocks.
Saisie des lignes d'articles
Généralités :
Vous disposez d'un HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Vous avez deux options pour insérer les lignes :
Le bouton pour l'ajout des articles est un bouton multifonction contenant le rajout par la ligne article (option Ajout) ou par la fiche article (Ajout détaillé) qui ouvre une fiche article pour que vous puissiez rechercher l'article souhaité.
Vous devez sélectionner la fonction de votre choix en cliquant sur la flèche de sélection. La dénomination du bouton s'affichera selon le dernier choix de l'utilisateur en cours ou par défaut sur "Ajout".
Par la fiche article
a) Cliquez sur la flèche du sélecteur et choisissez l'option "ajout détaillé" en cliquant sur cette option.
b) Effectuez une recherche pour trouver l'article dont vous avez besoin.
Tapez le code article si vous le connaissez et effectuez les modifications souhaitées (quantité, etc.).
Article géré par lot / nº de série
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article sont aussi transmises d'une pièce à l'autre.
Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.
Voir après la saisie au kilomètre la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Saisie au kilomètre
a) Cliquez sur la flèche du sélecteur et choisissez l'option "ajout" en cliquant sur cette option.
Notez que le bouton change de dénomination immédiatement et votre curseur clignote sur la ligne article en attendant votre saisie.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
La navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article.
Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et vous insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.
Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Particularité des articles de type grille
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
Généralités - grilles
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.
Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous). Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.
d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre pour regrouper des articles dans un thème précis. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple. Ou alors, laisser en évidence que le chapitre des livraisons en 24h.
Application d'une remise globale
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
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