Créer une fiche client
Renseignez au moins les champs Code client, Raison sociale, E-mail et, dans les données supplémentaires, le champ Ancienneté.
Le code client sera généré automatiquement si la numérotation automatique est activée dans le menu Options/Divers - thème Paramétrage des numérotations automatiques.
Les champs mentionnées ci-dessus, sont des champs obligatoires avant de pouvoir enregistrer la fiche client.
Le code client n'est pas modifiable si la numérotation automatique est activée et si la numérotation n'est pas activée, après l'enregistrement de la fiche, le code ne pourra pas être modifié non plus.
Adresse principale
Dans toutes les fiches principales des tous les tiers, vous avez le champ e-mail. Cette donnée permet de gérer les adresses e-mail génériques concernant la direction ou le service commercial, par exemple.
L'adresse email est une donnée obligatoire.
Lors de l'envoi d'une pièce par e-mail, si aucun contact n'est sélectionné, l'adresse indiquée dans ce champ, sera l'adresse sélectionnée (également dans l'envoi groupé des factures).
Par défaut, le code client est généré automatiquement lors de la création de votre tiers. Vous pouvez paramétrer cette numérotation dans le menu Options/Divers, puis en cliquant sur le thème Paramétrage des numérotations automatiques.
Les codes fonctionnent comme une sorte d'identifiant du client ou autre. C'est un important critère de recherche et cela vous aide aussi a bien distinguer des fiches homographes, mais pour des clients différents, par exemple.
En effet, les codes sont essentiels dans la gestion de vos tiers. Ils indiquent en base de données le caractère unique d'une fiche client que vous créez.
Informations commerciales
Mode de règlement : vous devez indiquer dans ce champ l'échéance de règlement habituelle que vous accordez au client.
Lors de la création d'une pièce commerciale, le mode de règlement sera automatiquement renseigné, mais vous pourrez bien évidemment le modifier avant la validation de la pièce.
Type de paiement : vous pouvez indiquer le type de paiement utilisé par votre client pour bien automatiser l'enregistrement des règlements clients.
Prix par quantité : activez cette option si vous souhaitez faire bénéficier à votre client, des tarifs spécifiques par quantités vendues enregistrés dans les fiches articles.
Pour paramétrer les prix par quantité, vous devez passer par le menu Fichiers/Articles - thème Tarifs.
Catalogue de prix : vous pouvez associer un catalogue de prix au client. Les articles du catalogue sélectionné seront visibles lors de la création de pièces commerciales des clients pour lesquels vous avez associé un catalogue.
Pour créer les catalogues, rendez-vous dans le menu Fichiers/Divers.
Taux de remise globale : c’est le taux de remise habituel que vous accordez au client.
Lors de la création d'une pièce commerciale pour les clients pour lesquels vous avez renseigné un taux de remise globale, ce taux y figurera, mais vous pourrez bien évidemment le modifier ou le supprimer.
Code vendeur : vous avez la possibilité d’attribuer un code vendeur à des clients.
L'insertion d'un code vendeur automatise l'affectation du vendeur en question aux actions commerciales créées. Le code vendeur figurera automatiquement sur les pièces commerciales ; vous pouvez le modifier si besoin.
TVA
N° de TVA intracommunautaire : donnée importante pour votre facturation, nous vous conseillons de la renseigner dès le départ, car cela permet de préciser le motif d'exonération TVA, selon le cas.
Fonctionnement du logiciel : sur les pièces commerciales, le régime de TVA du client sera pris en compte (par exemple "Non soumis à la TVA (intracommunautaire)" et prend le code comptable correspondant dans la fiche article (pour les articles non soumis à la TVA intracommunautaire). Pour faire la distinction entre les échanges avec TVA et sans TVA, les ventes sont enregistrées sur des comptes de produits différents (par exemple : 707000 pour la TVA 20%, 707100 pour la TVA intracommunautaire, etc.).
Régime TVA : vous renseignez ici le régime de TVA du client (soumis à TVA en France métropolitaine, soumis à TVA des DOM hors Guyane, non soumis à TVA...).
Lors de la création d'une pièce commerciale, le taux de TVA d'un article sera automatiquement ajusté en fonction du régime de TVA renseigné sur la fiche client.
Exemple : tous les articles insérés dans une pièce commerciale pour un client "Non soumis à TVA" seront automatiquement enregistrés sans TVA, même s'ils ont été créés avec un taux de TVA.
Les textes obligatoires correspondant aux différents cas d'exonération ou régime spéciaux qui doivent figurer sur vos factures, doivent être enregistrés dans le menu Options/Pièces commerciales - thème Texte par défaut pour les modèles d'impression.
Comptabilité
N° de compte comptable : ce numéro de compte sera utilisé lors de l'édition du journal comptable des ventes pour générer vos écritures de ventes, soit directement vers le module Comptabilité, soit dans un fichier Excel™ pour l'intégrer à tout autre logiciel de comptabilité.
Le logiciel vous propose le numéro de compte composé du radical que vous avez paramétré dans le menu Options/Comptabilité suivi du code client. Si ce numéro ne vous convient pas, vous pouvez le modifier.
Transport
Mode de transport : cette valeur sera reprise par défaut dans les pièces commerciales pour le client en question.
Ce champ s'affiche uniquement si l'option de gestion des modes de transport est activée dans le menu Options/Divers.
Autres informations
Statut : cette donnée vous permet d'indiquer une alerte pour le client. Lors de la création de la fiche client, le statut renseigné par défaut c'est "Rien à signaler".
Vous pouvez effectivement renseigner un nouvel statut dans les fiches client, en passant par la modification d'une fiche déjà existante. Cliquez ici pour en savoir plus.
Famille : ce champ vous permet d’affecter le client à une famille.
Cette affectation vous permettra d'effectuer certaines éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection.
Pour créer une nouvelle famille clients, rendez-vous dans le menu Fichiers/Divers.
Code APE : ce champ est, par défaut, facultatif et vous pouvez le rendre obligatoire.
Pour rendre le code APE obligatoire, vous devez passer par votre espace abonné, module Mon abonnement, menu Paramètres divers/Code APE.
Date d’archivage : ce champ est automatiquement renseigné lors d'un éventuel archivage de la fiche client.
Transmission EDI
Coordonnées bancaires
Il s'agit ici des données obligatoires, si vous souhaitez gérer les règlements du client par prélèvement automatique en intégration avec le module Liaisons bancaires.
Données supplémentaires
Ancienneté : donnée obligatoire, vous devez l'indiquer en choisissant une des options dans le sélecteur, avant d'enregistrer la fiche de votre client.
Rappel ! Les champs obligatoires avant l'enregistrement sont : code, raison sociale, l'adresse e-mail et ancienneté.
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