Créer un avoir

1. Cliquez sur<INSER>.

Données générales

Numéro de pièce :

La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.

Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.

b) Sélectionnez le client ou cliquez surpour consulter le fichier correspondant (le client est le seul champ obligatoire de la partie données générales avec le numéro de pièce).

Si le client n'est pas encore enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur.

Données facultatives :

Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.

c) Indiquez un dossier ou chantier (si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent).

d) Sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.

L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact. Pour cela cliquez suret ensuite sur.

Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale.

Insertion d'une adresse de livraison et/ou de facturation directement sur la pièce

Vous pouvez saisir ces adresses par trois méthodes :

Sélectionner une adresse déjà enregistrée

Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur.

Les adresses sont liées à un contact que vous avez créée pour un tiers, ou alors vous utilisez l'adresse principale ; il s'agit de l'adresse de la liée au tiers et pas à un contact spécifique.

Création d'un nouveau contact

a) Cliquez sur devant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison). b) Cliquez sur<INSER> dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre. c) Renseignez les champs. d) Cliquez sur<ENTREE>. e) Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client. f) Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.

Saisie directe sur la pièce commerciale

a) Cliquez surde la zone de l'adresse que vous souhaitez indiquer. b) Saisissez les données. c) Cliquez sur le boutonpour insérer le contact dans votre pièce.

L'insertion du contact dans la pièce ne le créé pas dans la fiche du tiers. Il faut le créer dans la fiche si besoin en passant par le menu Fichiers/Clients.

Pour trouver la fiche de votre tiers, vous pouvez utiliser la recherche globale situé dans le haut de votre interface à gauche.

Données annexes

Déployez le thème données annexes en cliquant surà droite du titre du thème.

• Code vendeur : indiquez le code vendeur, si besoin, ou consultez la liste en cliquant sur le pictogramme.

Pour créer un code vendeur, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers puis dans le sélecteur choisir le ficher Vendeurs.

• Référence client : vous pouvez si vous le souhaitez, rajouter une référence client. C'est un champ facultatif alphanumérique comportant jusque à 35 caractères.

• Dépôt : vous pouvez indiquer une référence dépôt en utilisant le sélecteur ou en cliquant sur le pictogrammepour faire une recherche dans le fichier de dépôts.

Le champ Dépôt s'affiche uniquement si vous avez paramétré la gestion des dépôts dans le menu Options/Stocks.

• Régime de TVA : ce champ reprend le régime TVA du client automatiquement.

• Mode de règlement et Type de paiement : ces champs affichent par défaut ce qui a été renseigné dans la fiche du client ou alors ce qui a été renseigné dans la facture, si votre avoir est généré à partir d'une facture. Si rien n'a été indiqué dans la fiche ou dans la facture d'origine (si tel est le cas) vous pouvez le modifier ici en vous servant du sélecteur.

• Échéance : ce champ s'affiche automatiquement selon ce que vous renseignez dans le champ Mode de règlement.

• Validé : il s'agit ici d'une donnée indiquant le statut de votre pièce, si celle-ci est validée ou pas. Elle s'affiche systématiquement à "non" lorsque sa création est en cours. Elle se modifiera en "oui" après validation de votre pièce, ce que bloque des modifications ultérieures.

• Comptabilisée : encore une donnée automatiquement renseignée selon le statut. Une fois votre pièce comptabilisée, le statut change et vous indique aussi que ce n'est plus possible de modifier votre pièce.

Votre pièce commerciale n'est plus modifiable lorsque celle-ci est validée. Néanmoins, vous pouvez la dévalider et réaliser des modifications tant que la pièce n'est pas encore comptabilisée.

En effet, vous ne pouvez pas modifier une pièce comptabilisée. Le logiciel vous affichera une alerte.

• E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur connecté.

Vous pouvez ajouter ce statut dans la liste d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées.

Cliquez suret ensuite cochez le champ E-mail envoyé. La donnée s'affiche sur la liste avec un "Oui" ou "Non" selon les pièces envoyées par email ou pas.

• Modèle d'impression : vous indiquez le modèle d'impression de votre choix par le sélecteur ; votre avoir sera adressé à votre client selon le modèle choisi. Vous pouvez le visualiser en cliquant sur le bouton.
• Nombre total de colis : sera indiqué selon les articles de votre avoir.

• E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Saisie et modification des articles de l'avoir

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le boutonpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

1. Par la fiche article

a) Cliquez sur<INSER>.

b) Sélectionnez l'article ou cliquez sur le pictogrammepour une recherche ciblée.

Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série. Voir ci-dessous.

Si l'article n'existe pas dans vos articles enregistrés, vous pouvez alors le créer. Cliquez sur<INSER> dans votre fenêtre de recherche.

Article géré par lot / nº de série

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.

Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

c) Cliquez sur<ENTREE>.

2. Saisie au kilomètre

a) Cliquez sur<INSER>.

Les champs disponibles à la saisie s'activent. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur le pictogrammepour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article dans la création de pièces. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validationet vous insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Taux de remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

b) Cliquez sur<ENTREE> pour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par <TAB>).

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez vous dans le menu Options, Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers, Divers.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez, par exemple, saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

Au même titre que pour la description de l'article, vous pouvez éditer la mise en forme du chapitre/commentaire à l'aide de l'éditeur HTML pour toute saisie ou modification souhaitées.

a) Cliquez sur<INSER>.

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre. Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

a) Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

c) Cliquez sur<ENTREE>.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

Sélectionnez le mode de transport.

Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.

Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre dans le menu Options/Divers, cliquer sur le pictogrammesitué en haut de la fenêtre de paramétrage à droite ou sur le boutonsitué tout en bas et marquer à "oui" l'option concernée.

Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/ Divers, fichier Modes de transport.

Sélectionnez le mode de transport ou cliquez surpour consulter le fichier des modes de transport.

Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.

Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonfigurant en bas de la liste.

Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant). Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.

2. Cliquez sur<ENTREE>.