Créer une édition multicritères
Pour générer une édition concernant les devis archivés, vous trouverez seulement le fichier Devis dans le sélecteur Fichier à éditer. En effet, la distinction entre les devis archivés et les devis se fait sur le champ Type que vous devez indiquer dans votre édition avec un code opérateur pour cibler les devis archivés.
Dans le fichier des Nomenclatures, vous trouverez une liaison avec le fichier Articles par rapport au code article composant, pour que vous puissiez afficher le détail des données de l'article concernant les nomenclatures.
Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier à éditer.
Le nom saisi figurera dans l'en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.
Lorsque vous sélectionnez le fichier, la liste de tous les champs contenus dans le fichier s'affiche. Ensuite, vous devez choisir les champs du fichier qui seront imprimés, éventuellement indiquer ceux qui seront totalisés, préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.
Dans une édition généré à partir du fichier articles, le champ Prix de vente HT affiche le prix de vente HT de l'article quel que soit le paramétrage du champ Prix de vente en TTC.
Votre générateur vous permet de créer une édition regroupant les factures et avoirs ventes ou les factures et avoirs achats. Vous devez pour cela, choisir les fichiers source (fichiers à éditer) : lignes d'articles des factures et avoirs clients ou lignes d'articles des factures et avoirs fournisseurs.
Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition.
Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.
Les champs personnalisés éventuellement crées dans le menu Fichiers/Personnalisation s'affichent aussi, selon le fichier à éditer sélectionné et si vous avez créé des champs.
Si vous cochez un champ de type "texte riche", le contenu existant dans ces champs s'affiche dans votre édition personnalisée.
Choisissez le type d'édition.
Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.
Liste : Ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.
Graphique : Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme). Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :
Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).
Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour um graphique en forme de camembert).
Pour chaque champ numérique affiché, on obtiendra un graphique supplémentaire.
Pour obtenir un graphique avec l'affichage de chaque valeur (parts de camembert, barres d'histogrammes ou points de lignes), il faut trier et faire une rupture sur au moins un champ non numérique et afficher uniquement les totaux.
Choisissez le format de l'édition et le mode d'affichage.
En cliquant sur "Enregistrer" vous enregistrez le générateur d'état que vous venez de paramétrer et vous le retrouvez dans la liste d'états. En cliquant sur "Afficher" vous affichez immédiatement l'édition qui sera également enregistrée dans votre liste des éditions du générateur.
Fonctions de paramétrage
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour modifier l'ordre d’impression :
a. Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement :
Exemple :
Choisissez le fichier Articles comme fichier à éditer.
Cochez en premier le champ Code article. Le numéro d'ordre 1 lui sera attribué.
Cochez le champ Code TVA, le numéro d'ordre 2 lui sera attribué.
Cochez le champ Code famille, le numéro d'ordre 3 lui sera attribué.
Ensuite, décochez le champ code famille. Vous remarquerez qu'un nouvel ordre a été établi et que le champ code TVA assume la place du dernier champ à afficher dans votre édition. Un nouvel ordre sera établi à chaque fois que vous décochez et cochez des champs.
b. Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.
Particularité concernant le fichier :
Vous avez la possibilité d'éditer les articles gérés par lot dans vos éditions. Il suffit de cocher le champ Géré par lots et il sera indiqué pour chaque article dans votre édition s'il est "oui" ou "non" géré par lots.
Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.
Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les informations trouvées soient triées.
Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal.
Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux pour chaque niveau de rupture.
Rupture sur les champs de type date
Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé.
Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.
a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.
Pour conserver une certaine lisibilité dans vos éditions courantes, il faut éviter d'utiliser plus de deux niveaux de ruptures.
Par exemple un premier niveau par "Numéro de compte" puis un second niveau par "Code analytique".
Opérateur et Valeur :
Vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer à partir du fichier des écritures comptables toutes celles qui ont comme numéro de compte « 512000 », sur la ligne du numéro de compte vous choisirez l’opérateur « = » et la valeur « 512000 ».
Particularité Valeur Date relative
Lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.
La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :
JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours
Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.
Connecteur en milieu de ligne
Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquez ici si ces conditions s’ajoutent (il s’agit alors d’un « ET LOGIQUE ») ou si elles s’excluent (il s’agit alors d’un « OU LOGIQUE »).
ET LOGIQUE
Si vous souhaitez toutes les écritures dont le montant au débit est compris entre 100000 et 150000 euros, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « >= » (supérieur ou égal) et « 100.000 » suivi du connecteur « ET » et le second couple contiendra « <= » (inférieur ou égal) et « 150000 ».
OU LOGIQUE
Si vous souhaitez toutes les écritures dont le numéro de compte est soit 411220, soit 411280, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « = » (égal) et « 411220 » suivi du connecteur « OU » et le second couple contiendra « = » (égal) et « 411280 ». Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le « ET LOGIQUE », aucune écriture n'aurait été affichée car un numéro de compte ne peut être égal à deux valeurs simultanément.
Connecteur en fin de ligne
Ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.
Si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Afficher uniquement les totaux
Par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.
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