Comptabilité
Configuration pour la compta
Si vous utilisez la gestion comptable d'idylis.com, ou un autre logiciel du marché, plusieurs manipulations vous permettent de créer des éléments comptables de façon automatique :
La génération des comptes comptables
La génération des codes analytiques
La génération des écritures comptables
Il convient en amont de définir certains paramètres.
Cette partie retrace les différentes opérations à effectuer et leur localisation. Pour en savoir plus, nous vous renverrons vers le chapitre concerné.
Paramétrer les options
Ces paramètres vous sont utiles si vous désirez exploiter les données du module de gestion commerciale depuis le module de comptabilité dans votre abonnement, ou un autre logiciel de comptabilité. Il s'agit d'indiquer les correspondances à faire entre les deux.
Les paramétrages effectués ici restent enregistrés jusqu'à des modifications postérieures.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>
La molette de votre souris aussi vous permet de naviguer de haut en bas de page
Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
Saisissez vos nouveaux paramètres.
Préfixes des numéros de comptes comptables
C'est la racine qui sera systématiquement proposée pour générer le compte comptable lors de la création d'une fiche client (comptes clients), d'une fiche fournisseur (comptes fournisseurs), d'un code de TVA, d'un article (comptes d'achat / de vente). Le mécanisme de création des comptes sera défini dans la rubrique "Règles de paramétrage des numéros de comptes comptables".
Pour les comptes clients / fournisseurs et achats / ventes, le préfixe ne peut dépasser 3 caractères numériques. Ce chiffre est porté à 4 pour les comptes de TVA.
Codes journaux
C'est le code journal indiqué ici qui sera utilisé lors de la génération des écritures de ventes et d'achats en comptabilité.
Règles de paramétrage par défaut des numéros de comptes comptables
En fonction des préfixes définis dans la première rubrique, plusieurs combinaisons vous sont proposées pour la création du compte comptable client, fournisseur, d'achat, de vente, de TVA.
Exemple :
Le champ N° de compte comptable de la fiche client sera automatiquement renseigné avec le n° 411DUP, si vous avez choisi l'option "Préfixe + Code client".
Utilisation de la comptabilité analytique
Vous avez la possibilité de saisir un code analytique dans les lignes d'articles des pièces commerciales. Ce code sera repris lors de la génération du journal des ventes et du journal d'achats.
Paramétrages des comptes d'ajustement des écritures de règlement
Il s'agit simplement d'indiquer les numéros de compte de produits et de charges ainsi que le montant maximum d'ajustement autorisé. Ne renseignez rien si vous ne gérez pas les écritures d'ajustement.
Paramétrages des écarts de conversion
Vous indiquez ici les comptes produits et de charges.
Libellé des écritures
C'est une possibilité supplémentaire de traitement des données lors de l'export des écritures commerciales vers la Comptabilité. Selon les options que vous sélectionnez, les libellés des écritures de ventes, d'achats et de règlements clients seront composés d'informations reprises automatiquement dans les fichiers correspondants.
Type de pièce (achats/ventes) sera "Facture" ou "Avoir". Vous pouvez dans les deux cas vous pouvez composer les libellés aussi avec : raison sociale, code client/code fournisseur, contact, Nº de pièce, type de paiement, code dossier (si vous avez paramétré la gestion des dossiers).
N° de pièce sera précédé des caractères "N°".
Type de paiement (pour les règlements) sera précédé du mot "Règlement".
Chaque élément composant le libellé est séparé des autres par un tiret. Toutes les lignes d'une même écriture auront le même libellé.
Cas particulier des règlements multiples : le libellé sera toujours "Clients multiples".
Le nom du contact peut parfois vous aider à identifier les écritures comptables plus facilement.
Exports des écritures (vente, achat et règlement)
Vous indiquez ici la société dans laquelle vous allez exporter les écritures. Vous choisissez parmi les sociétés que vous gérez dans le sélecteur.
Vous indiquez également l'exercice dans lequel vous effectuerez les exports. Le choix se fera via le sélecteur qui n'affichera que les exercices encore en cours.
Ensuite, vous pouvez indiquer le code analytique dans le cadre d'une gestion analytique (activation dans ce menu également dans le thème Utilisation de la comptabilité analytique un peu plus haut).
Vous pouvez choisir ensuite d'insérer le numéro de pièce dans le journal de règlement.
Ici vous pouvez aussi autoriser l'export des factures d'un montant nul en comptabilité.
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