Généralités
Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :
Le sélecteur Client : affiche uniquement les pièces destinées au client sélectionné.
L'option Uniquement mes pièces : permet à l'utilisateur en cours (dans le cas où plusieurs utilisateurs saisissent des commandes) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.
L'option Uniquement les commandes non soldées : ce filtre n'affiche que les commandes encore en cours.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.
Données générales
Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvelle commande. Pour modifier le numéro de la prochaine commande incrémentée, rendez-vous dans Options, Pièces commerciales. Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans la commande.
Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.
Client : le code client est obligatoire.
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Code vendeur : un vendeur peut être associé à un catalogue de prix, accéder à une partie de la base clients / prospects, et utiliser des modèles d'impression qui lui sont propres.
Mode de règlement : le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.
Objet : c'est une zone de texte libre pouvant contenir une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la commande. Lorsque la pièce est issue du transfert d'une autre pièce, la référence de la pièce source apparaît automatiquement ici (il peut y en avoir plusieurs).
Total livrée : ce champ est rempli automatiquement lorsque la pièce suivante (BL ou facture) a été validée dans son intégralité ou en partie. Si des articles n'ont pu être livrés / facturés, il y a du reliquat et la commande n'est pas considérée comme soldée. Le montant du reliquat est affiché dans le champ Solde à livrer.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Raison sociale : la raison sociale est reprise telle qu'elle a été renseignée sur la fiche client.
Adresse de facturation et de livraison
Objet
Ce champ affiche la pièce commerciale donnant origine à cette commande, s'il y en a. Par exemple, si la commande est issue d'un transfert d'un devis. Vous pouvez, bien évidement, modifier l'objet à votre convenance.
Il peut aussi s'afficher vide et nous vous conseillons de toujours le renseigner avec l'information principale de votre pièce.
Par exemple :
Votre commande selon notre entretien téléphonique ce jour.
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de commande vous sont proposées. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales, Options, Divers.
Cela permet d'imprimer ou d'envoyer la pièce à vos divers interlocuteurs dans le modèle indiqué ici. Au moment de l'impression ou de l'envoi, vous pouvez en choisir un autre.
Pour créer des modèles d'impression rendez-vous au menu Fichiers/Divers.
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