Créer une facture d'achat

Les factures d'achat peuvent être affectées directement à un client pour un traitement en contremarque.

À partir du menu Achats/Factures

La facture d'achat peut être générée à partir du transfert d'une commande d'achat, par exemple. Mais vous pouvez aussi la créer ici directement.

1. Cliquez sur<INSER>.

Données générales

2. Sélectionnez le fournisseur ou cliquez surpour effectuer une recherche.

3. Saisissez le numéro de la facture du fournisseur.

4. Saisissez la date si différente de celle s'affichant par défaut ou cliquez surpour la sélectionner.

Ici vous pouvez affecter l'achat à un client directement et indiquer un dossier ou chantier, selon votre choix de gestion.

5. Saisissez l'objet.

Le seul champ obligatoire de la partie données générales après le fournisseur, c'est le numéro de facture.

Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonplacé tout en bas de votre fenêtre de recherche.

Cadre commande

Indiquez l'adresse de votre fournisseur renseignée dans la facture ou utilisez votre sélecteur pour la trouver. Cela peut être l'adresse principale ou l'adresse d'un contact chez votre fournisseur.

Cliquez sur le pictogrammepour effectuer une recherche se le contact ne s'affiche pas dans le sélecteur.

Si le contact n'a pas encore été enregistré dans votre base, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonplacé tout en bas de votre fenêtre de recherche.

Décochez l'option "Même adresse de la fiche principale" pour pouvoir saisir l'adresse de votre contact si nécessaire.

Cadre livraison

Vous pouvez laisser l'adresse de livraison indiquée par défaut ou choisir une autre à l'aide du sélecteur.

Si le contact n'a pas encore été enregistré dans votre base, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonplacé tout en bas de votre fenêtre de recherche.

Décochez l'option "Même adresse de la fiche principale" pour pouvoir saisir l'adresse de votre contact si nécessaire.

6. Cliquez sur<ENTREE>.

Données facultatives dans les données générales

Client

Indiquez le client ou cliquez surpour effectuer une recherche.

Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.

Si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonplacé tout en bas de votre fenêtre de recherche.

Dossier ou chantier

Si vous avez paramétré la gestion de chantiers dans le menu Options/Divers, le champ correspondant s'affiche.

Sélectionnez le dossier ou chantier, selon votre mode de gestion choisi, ou cliquez surpour effectuer une recherche.

Si le dossier/chantier n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le boutonplacé tout en bas de votre fenêtre de recherche.

Objet

Même s'il s'agit d'une donnée facultative, l'objet est une donnée importante de votre pièce. Elle doit contenir, logiquement, une introduction du contenu de ce qui est facturé.

L'objet peut même vous servir comme critère de recherche ultérieurement.

Données annexes

Déployez le thème "données annexes" en cliquant sursitué à la fin de la ligne du thème.

Référence interne :

Code acheteur :

Vous pouvez indiquer dans l'acheteur si celui-ci a été enregistré au préalable dans le menu Fichiers/Divers.

Date de livraison prévue :

Vous pouvez indiquer ici une date prévisionnelle pour la livraison dans la finalité, par exemple, de prévoir la livraison à votre client.

Dépôt :

Vous pouvez indiquer un dépôt dans le cas où votre facture d'achat fait office d'un mouvement d'achat entre vos divers dépôts.

Le champ dépôt s'affiche si vous avez paramétré la gestion de stock préalablement à partir du menu Options/Stocks.

Régime de TVA :

Le régime de TVA est renseigné automatiquement en relation au fournisseur sélectionné et par conséquent, le régime TVA auquel il est soumis.

Mode de règlement :

Vous indiquez ici l'échéance prévue concernée par l'achat.

Notez que la date d'échéance s'affiche selon le mode de règlement indiqué. Vous pouvez aussi ne pas indiquer un mode de règlement et saisir la date d'échéance à la main.

Pour créer d'autres modes de règlements que ceux préenregistrés dans votre logiciel, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, puis choisir le fichier Modes de règlement.

Type de paiement :

Vous indiquez le type de paiement de votre choix. Vous avez des types de paiement préenregistrés et vous pouvez les modifier et/ou en créer d'autres.

Pour créer des types de paiement supplémentaires, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, puis sélectionner le fichier Modes de paiement.

Les champs Validée et Comptabilisée, sont automatiquement renseignés suite à vos actions de validation de la pièce et import dans un journal comptable d'achat via notre module de Comptabilité ou d'un autre logiciel comptable, respectivement.

E-mail de l'expéditeur :

Champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

Modèle d'impression :

Le modèle d'impression indiqué ici sera celui que vous avez indiqué comme modèle par défaut. Vous pouvez sélectionner un autre.

Votre logiciel est pré-paramétré avec plusieurs modèles d'impression. Vous pouvez aussi réaliser vos modèles d'impression dans via le menu Fichiers/Divers, puis vous devez sélectionner le fichier Modèles d'impression.

E-mail envoyé :

Champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez suret ensuite cochez le champ E-mail envoyé.

Nombre total de colis :

Saisie des lignes d'articles.

Généralités :

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.

L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.

La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez surpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.

Options pour insérer les lignes d'article

Par la fiche article

Le boutonest un bouton sélecteur. Il est par défaut sur l'option d'ajout détaillé d'un article (c'est à dire, par la fiche article). Vous pouvez le modifier en saisie rapide ou saisie au kilomètre, ce que l'on verra ici dans la deuxième option de saisie de lignes d'articles.

1. Cliquez sur<INSER> et sélectionnez l'article de votre choix.

Notez que le curseur se positionne sur le champ Code. Tapez le code article si vous le connaissez et effectuez les modifications souhaitées (quantité, etc.).

2. Cliquez surpour une recherche ciblée de l'article.

Vous pouvez alors créer l'article s'il ne s'affiche pas dans votre liste en cliquant sur<INSER>.

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article sont aussi transmises d'une pièce à l'autre.

Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

3. Cliquez sur<ENTRE>.

Saisie au kilomètre

1. Cliquez sur la flèche à côté du bouton.
2. Sélectionnez l'option "Ajout" dans le menu déroulant.

Notez que la ligne article s'active avec les champs disponibles à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne.

Le boutondevient.

3. Cliquez surpour effectuer une recherche multicritères et sélectionnez l'article.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation.

De cette façon, vous insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne supplémentaire de ligne d'article si vous n'en avez pas besoin.

Pour abandonner la saisie de la ligne article par la saisie au kilomètre, vous pouvez cliquer sur le pictogrammeplacé à la fin de la ligne de saisie.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

4. Cliquez surpour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par la touche <TAB>).

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous au menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.

Saisie au kilomètre - Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

a) Cliquez sur la flèche située sur le bouton et sélectionnez l'option "Ajout".

b) Cliquez sur le bouton.

c) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

d) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

e) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

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Application d'une remise globale.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

a) Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

c) Cliquez sur<ENTREE>.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

5. Cliquez sur<ENTREE>.