Présentation globale
Vision panoramique
Outre la facturation et la gestion des stocks, le module de gestion commerciale permet de nombreuses analyses multicritères.
Vous pouvez générer un journal comptable des ventes directement transférable dans le module de Comptabilité ou exportable pour l'intégrer à un autre logiciel.
La recherche transversale située toute en haut de votre interface, vous permet de rechercher une donnée, sans quitter votre zone de travail.
La Vision 360° vous permet de naviguer entre les modules : saisir une action dans le module de CRM sans quitter la fiche du client, par exemple.
A savoir
Pour débuter dans l’utilisation idylis.com Gestion commerciale, vous devez suivre les étapes suivantes :
Paramétrer les accès au module : créer les utilisateurs et/ou donner accès aux utilisateurs déjà existants.
Paramétrer les automatismes d'utilisation à l'aide du paramétrage effectué dans le menu Options.
Vous pourrez :
Indiquer si vous souhaitez gérer les ordres de fabrication, les chantiers du bâtiment, les stocks (multi-dépôt, gérer les articles en grille : taille/couleur), définir le nombre de décimales pour les prix unitaires, décrire les liaisons avec le module de comptabilité, saisir les textes de pieds pièces commerciales, et même paramétrer un message type pour l'envoi de vos factures par e-mail à vos clients, etc.
Créer les fichiers de base qui seront nécessaires à l'établissement des pièces commerciales (et éventuellement à la gestion des stocks), notamment :
Clients
Prospects
Fournisseurs
Dossiers / Chantiers
Articles / Prestations de services
Dépôts
Personnalisation
Divers (Règlements, TVA, Types de dossiers, Origines, Codes analytiques, etc.)
Le module de gestion commerciale utilise des fichiers de base (clients, dossiers, etc.) communs avec d’autres modules de votre logiciel. Ainsi, si vous êtes déjà abonné à l’un des modules partageant ces fichiers, vous pouvez accéder aux données déjà saisies et modifications effectuées de n'importe quel module concerné.
Paramétrage des fichiers de base
Pour une souplesse dans l'utilisation de votre logiciel idylis.com, vous devez alimenter votre base de données avec les entités de base.
Fichiers
Clients
Prospects
Fournisseurs
Dossiers / Chantiers
Articles
Dépôts, en cas de gestion de stock multi-dépôts
Personnalisation, si vous souhaitez paramétrer des champs personnalisés
Catalogues
Grilles, pour gérer les variantes de type tailles / coloris
Paramétrages divers
Codes analytiques, si vous gérez l'analytique
Codes localisations
Familles articles
Familles clients
Modèles d'impression, pour éditer des documents types (courriers, pièces commerciales, etc.)
Origines, pour mémoriser l'origine de vos contacts
Modes de règlements
TVA
Types de paiement
Vendeurs
Les actions possibles sur ces fichiers (création, modification, suppression) ne sont accessibles aux utilisateurs que si l’administrateur leur en a donné le droit dans le paramétrage des profils d’utilisation.
Vous devez vous rendre au menu Utilisateurs dans votre espace Mon abonnement idylis.com accessible en cliquant sur la photo en haut à droite de votre interface, pour le paramétrage des droits d’accès.
Bien démarrer
Il est très important, pour bien démarrer, de bien définir vos fichiers de base. Toutefois, vous pouvez à tout moment définir vos préférences et paramétrer votre module de gestion commerciale, selon vos besoins.
Le menu Options vous permet de définir plusieurs options de gestion, selon votre abonnement :
Vous pouvez notamment gérer les Dossiers (type de fichier activé par défaut) ou les Chantiers.
Si vous gérez des chantiers pour le bâtiment, le principe est le même de dossiers : rattacher un chantier aux pièces commerciales du client pour un suivi par chantier.
Articles - Les articles restent modifiables dans la saisie des différentes pièces commerciales.
Un article peut être aussi des prestations (services) ou des ouvrages (dans le cas de la gestion des chantiers)
Dépôts - Pour gérer les dépôts, vous devez sélectionner l’option de gestion des stocks en multi dépôt.
Personnalisation - cette fonction permet de créer des champs complémentaires personnalisés, soit pour le paramétrage de fichiers (clients, prospects, fournisseurs, articles, dossiers, dépôts, vendeurs...), soit directement dans les pièces commerciales, etc.
Les champs personnalisées peuvent s'afficher dans vos éditions selon votre définition.
Catalogues - Vous pouvez créer des catalogues de prix de ventes (catalogue printemps / été, catalogue grossistes...).
Lorsque vous associez un catalogue à un client ou prospect, au moment de la création de pièces commerciales le concernant, seuls les articles de ce catalogue apparaîtront avec leur prix de catalogue.
Codes analytiques - Les codes analytiques sont utilisés dans les articles lorsque vous avez activé l'option de comptabilité analytique. Ils sont en effet repris lors de la génération des journaux comptables.
Pour gérer les codes analytiques, il faut activer la gestion analytique dans le menu Options/Comptabilité.
Codes localisations - Permet d'attribuer des codes localisations aux articles gérés en stock, permet aussi aux divers services dans l'organisation d'une société, par exemple.
Familles articles - Les familles d’articles sont affectées aux fiches articles et permettent d’effectuer des éditions ciblées en utilisant cette donnée comme critère de sélection.
Familles clients - Les familles de clients sont affectées aux fiches clients/prospects et permettent d’effectuer certaines éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection. L’utilisation de ce fichier est tout à fait facultative.
Grilles - Permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article (taille/couleur, longueur/largeur).
La gestion des articles en grille est optionnelle et doit être prédéfinie dans le menu Options/Stocks pour sélectionner l’option de gestion des articles en grille.
Origines - Les codes origines sont attribués aux contacts des clients et des prospects afin de mémoriser comment ces derniers ont été recrutés.
Modes de règlements - Cette option vous permet de paramétrer le calcul automatique des dates d’échéance des pièces commerciales.
Le mode de règlement peut être renseigné, soit dans la fiche du tiers comme choix par défaut pour la création des pièces commerciales, soit directement dans la pièce commerciale.
Des modes de règlements sont préenregistrés et vous pouvez modifier ou enrichir cette liste.
Types de dossiers - Les types de dossiers sont affectés aux dossiers et permettent de cibler vos éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection.
Types de paiement - Cette option vous permet de renseigner le moyen de paiement des factures (chèque, virement, etc.).
Vous trouverez divers types de paiement préenregistrés et vous pouvez bien évidemment modifier ou enrichir cette liste.
Vendeurs - Des codes vendeurs peuvent être affectés aux clients/prospects afin de mémoriser à qui ces derniers ont été affectés. Ces codes peuvent aussi être directement renseignés dans les pièces commerciales.
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