Créer une édition
Pour créer votre édition personnalisée, vous devez suivre les étapes suivantes :
Indiquez un nom pour l'édition.
Multicritères ou SQL
Vous pouvez créer votre édition à partir des données mises à disposition selon le fichier principal sélectionné, ou effectuer une requête SQL dans votre base de données.
Multicritères
Lorsque vous choisissez l'option de multicritères, vous devez indiquer le fichier principal correspondant aux données que vous souhaitez éditer.
Sélectionnez le fichier principal.
Les données s'affichent en cohérence avec le fichier principal choisi.
Les éventuels champs personnalisées selon le fichier choisi seront également disponibles pour la création de vos éditions.
Définissez les critères de votre édition.
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Imprimer, l'ordre des autres champs s'adaptera automatiquement à votre saisie.
Fonctions de paramétrage
Nom de l'édition : c’est cet intitulé qui figurera en en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez. Il apparaîtra également dans la liste des éditions personnalisées qui ont été enregistrées.
Fichier à éditer : le choix du fichier correspond au type d'édition que vous souhaitez créer (liste des codes journaux, détail des écritures en brouillard, etc.). Les champs disponibles dans le tableau varient en fonction du fichier sélectionné.
Ensuite, vous devez choisir les champs du fichier qui feront partie de votre édition, éventuellement indiquer ceux qui seront totalisés, préciser s’il doit y avoir un tri et poser des conditions d’impression si vous souhaitez filtrer les résultats.
Descriptif et fonction des différentes colonnes du tableau
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour modifier l'ordre d’impression :
Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.
Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.
Totaliser : vous pouvez afficher le total des champs numériques en fin d’édition.
Trier : les valeurs de l'édition peuvent être triés en fonction d'un champ donné (par date, par numéro de compte, etc.).
Plusieurs niveaux de tri sont possibles : l'ordre dans lequel vous choisissez les tris détermine donc la hiérarchie de tri qui sera utilisée.
Exemple :
Vous pouvez trier d'abord par numéro de compte, ensuite par date au sein de chaque numéro de compte afin d'avoir une présentation chronologique par numéro de compte.
Rupture : vous pouvez regrouper les informations de votre édition en réalisant une rupture sur un ou plusieurs champs disponibles.
Contrairement au tri ceci aura pour effet de générer un nouveau tableau pour chaque champ choisi comme critère de rupture (par exemple si la rupture est choisie sur le champ "Numéro de compte", l'édition présentera le contenu de chaque compte dans des tableaux distincts).
Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux et/ou totaux pour chaque niveau de rupture.
Pour conserver une certaine lisibilité dans vos éditions courantes, il faut éviter d'utiliser plus de deux niveaux de ruptures.
Exemple :
Un premier niveau par "Numéro de compte" puis un second niveau par "Code analytique".
Rupture sur les champs de type date :
Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé.
Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.
a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.
Opérateur et Valeur : vous pouvez filtrer les résultats que vous désirez imprimer en y insérant des conditions. Chaque condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer parmi les écritures comptables toutes celles qui concernent le numéro de compte "512000", il faut indiquer sur la ligne du numéro de compte l’opérateur "=" et la valeur "512000".
Particularité Valeur Date relative : lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.
La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :
JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours
Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.
Par exemple pour indiquer une date relative partant de l'année précédente, vous saisissez dans le champ date les valeurs comme ceci :
Connecteur en milieu de ligne : permet de saisir une deuxième condition. Il faut indiquer ici si ces conditions doivent être toutes les deux impérativement respectées (il s’agit alors d’un "ET LOGIQUE") ou si le respect de l'une d'elles suffit (il s’agit alors d’un "OU LOGIQUE").
ET LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les écritures dont le montant au débit est compris entre 100000 et 150000 euros, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur ">=" (supérieur ou égal) et "100.000" suivi du connecteur "ET" et le second couple contiendra "<=" (inférieur ou égal) et "150000". Ce fonctionnement est valable également pour poser des bornes de dates (">=","01/01/2013","ET","<=","31/12/2013")
OU LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les écritures dont le numéro de compte est soit 411220, soit 411280, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "411220" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "411280". Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucune écriture n'aurait été affichée car un numéro de compte ne peut être égal à deux valeurs simultanément.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne. Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traitées prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Afficher uniquement les totaux : par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.
Modèle d'affichage
Choisissez le modèle d'affichage.
Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le modèle d'affichage :
PDF
Graphique
Graphique 3D
Tableau (csv)
Liste
Liste :
Une page web s'affiche dans votre navigateur (nouvel onglet) avec la liste des données selon les critères paramétrés.
Pour l'enregistrer dans votre disque et ou l'imprimer, vous devez utiliser les fonctions respectives de votre navigateur.
Graphique :
Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).
Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :
Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).
Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).
Pour chaque champ numérique affiché, on obtiendra un graphique supplémentaire.
Pour obtenir un graphique avec l'affichage de chaque valeur (parts de camembert, barres d'histogrammes ou points de lignes), il faut trier et faire une rupture sur au moins un champ non numérique et afficher uniquement les totaux en cochant la case à cette fin située à côté du sélecteur de modèle d'affichage.
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