Modèles d'impression

Introduction

Lorsque vous créez un modèle d'impression, il est toujours associé à la société en cours. Les modèles d'impression ne sont donc pas communs à toutes les sociétés.

Un modèle est une trame composée de "blocs" de textes et de blocs de données puisées dans la base, y compris les champs personnalisés. La création d'un modèle d'impression consiste donc en la définition et le positionnement des champs.

Un modèle se créée en trois étapes principales:

1. Définition du modèle par le choix du fichier cible, son nom et son libellé.

2. Mise en page.

3. Conception du document.

Vous pouvez définir qu'un modèle d'impression n'est plus utilisable. En effet, vous répondez non à la question "Souhaitez-vous utiliser ce modèle d'impression ?". De cette façon un modèle dont vous ne souhaitez plus faire usage ne figurera plus dans votre liste des modèles.

De plus, l'utilisateur administrateur peut définir des droits d'accès aux différents modèles d'impression à certains utilisateurs.

Dans le paramétrage des modèles d'impression, pour les champs Texte TVA Exportation et Texte TVA Autoliquidation, le logiciel vérifie une condition d'affichage liée au régime TVA de la pièce. Cette condition n'est pas paramétrable par l'utilisateur.

Lorsque ces deux champs sont ajoutés au modèle d'impression, les conditions sont vérifiées et le texte s'affiche en fonction du régime TVA de la pièce :

Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (exportations hors CEE)" alors le contenu du champ est affiché. Si le régime TVA de la pièce à imprimer est "Non soumis à TVA (intracommunautaire)" alors le contenu du champ est affiché.

Créer un modèle d'impression

Les modèles de type "Courrier" permettent d'imprimer des documents personnalisés depuis les fiches tiers, par un clic sur [Envoyer un courrier].

Le fichier Courrier client est également accessible depuis la gestion des relances. Dans les modèles d'impression de type Courrier client, vous pouvez lister les échéances afin de pouvoir créer un modèle de relance. En effet, vous avez le fichier source Échéances dans le sélecteur.

Pour composer le document, le créer effectivement, il faut suivre d'abord les étapes ci-dessus, ensuite vous cherchez votre modèle dans la liste pour insérer les champs. Voir "Ajouter des champs".

Définition du modèle

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

2. Cliquez sur<Inser>.
3. Sélectionnez le Fichier d'origine pour la création de votre modèle.

4. Saisissez un nom pour votre modèle.

5. Cliquez sur<Entrée>.
6. Cliquez sursur la ligne contenant le nom du modèle que vous venez de créer. Notez que vous avez plusieurs boutons correspondants aux fonctions disponibles pour la création de votre modèle d'impression. Commencez la création de votre document.
7. Cliquez sur [Ajouter un champ]. Utilisez d'autres boutons selon le besoin de votre création.

8. Cliquez sur<Entrée>.

Rajouter un logo dans un modèle d'impression

Que vous soyez en train de modifier un modèle d'impression existant ou en train de créer un nouveau modèle, voici ce que vous devez faire préalablement :

a) Cliquez surpuis sur l'option Mon abonnement idylis.com dans la liste d'options qui se déploie.

b) Cliquez sur le menu Sociétés rattachées.

c) Cliquez sur <F4> de la ligne concernant la société rattachée dans laquelle vous souhaitez travailler.

d) Cliquez sur [Choisissez un fichier] dans la partie Fichier logo pour les impressions de la fiche de la société de la définition souhaitée.

e) Téléchargez votre logo.

f) Cliquez sur<Entrée>.

Etape 1 :

Insérer le champ logo dans votre document :

1. Choisissez le fichier Modèles d'impression.

2. Cliquez sur [Ajouter un champ].

3. Dans le choix du champ, vous devez sélectionner : Source : Société Nom du champ : Logo ou Logo haute définition (selon le fichier que vous avez préalablement téléchargé dans le module Mon compte, Sociétés rattachés. Ensuite, vous pouvez indiquer les coordonnées et le cadre d'affichage de votre logo dans le document ou simplement passer à l'étape suivante ci-dessous.

4. Cliquez sur [Valider] <Entrée>. Vous serez de retour sur le modèle proprement dit. Notez que le champ logo s'affiche en haut à gauche dans votre document. Peut-être même sur un champ déjà existant.

5. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo que vous venez d'insérer dans votre document et placez-le par la technique "drag and drop" (glisser/déposer) dans la partie du document dans laquelle vous souhaitez l'afficher. Vous remarquerez que les coordonnées du logo s'affichent quand vous cliquez sur le champ. Le premier chiffre indique l'emplacement du champ dans le document et les deux derniers l'hauteur et largeur du logo.

6. Cliquez sur [Visualiser] pour tester le résultat. Si le résultat ne vous plaît pas (logo trop étiré, aplati, etc) vous avez deux options pour ajuster l'affichage de votre logo. Nous les décrivons dans l'étape 2, ci-dessous : Ajuster votre logo

7. Fermez la page d'affichage de votre document.

8. Cliquez sur<Entrée>.

Etape 2 :

Ajuster votre logo :

Mode 1 :

Coordonnées :

1. Cliquez sursur la ligne du modèle d'impression que vous venez d'enregistrer.
2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo.

3. Cliquez sur [Modifier un champ].

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous avez des paramètres comme les coordonnées (placement dans le document) et taille de votre logo (hauteur et largeur).

1. Indiquez les coordonnées.

2. Cliquez sur <Entrée>. Visualisez le résultat pour voir si cela vous convient et recommencez le "Mode 1" jusqu'à obtenir le résultat vous convenant.
3. Fermez la page d'affichage du document.

4. Cliquez sur<Entrée>.

Mode 2 :

Ajustement manuel :

1. Cliquez sursur la ligne du modèle d'impression que vous venez d'enregistrer.
2. Cliquez sur la ligne pointillée du champ logo. Notez qu'une petite flèche rouge s'affiche sur le coin inférieur droit du champ.

3. Cliquez sur la flèche rouge et tirez dans le sens de la largeur et/ou de la hauteur pour ajuster votre logo.

4. Cliquez sur [Visualiser]. Si le résultat ne vous convient pas fermez la page d'affichage de votre document et recommencez l'ajustement manuel en cliquant à nouveau sur le champ logo et en tirant sur la flèche rouge comme décrit ci-dessus.

5. Fermez la page d'affichage du document.

6. Cliquez sur<Entrée>.

Modifier un modèle d'impression

Pour sauvegarder le modèle que vous êtes en train de modifier, vous pouvez le dupliquer avant de commencer les modifications. Dans le cas où les modifications ne vous conviendraient pas vous aurez toujours votre modèle initial.

1. Sélectionnez le fichier Modèles d'impression.

2. Cliquez sur sur la ligne du modèle à modifier.
3. Effectuez vos modifications.

4. Cliquez sur<Entrée>.

Dupliquer un modèle d'impression

L'option de duplication peut être très important, lorsque vous souhaitez modifier un modèle d'impression. En effet, pour sauvegarder le modèle d'origine jusqu'à ce que le résultat obtenu vous convienne. Vous pourrez toujours supprimer le modèle de base ultérieurement, s'il ne vous est plus nécessaire.

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Cliquez sur<Ctrl><Inser>.
3. Saisissez le code de votre nouveau modèle.

4. Effectuez les modifications.

5. Cliquez sur <Entrée>.

Supprimer un modèle d'impression

1. Sélectionnez Modèles d'impression dans le sélecteur Choix du fichier.

2. Pour supprimer des modèles d'impression, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.

2. Cliquez sur <Ctrl><Shift><U>.
3. Validez le message de confirmation.

b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.

2. Cliquez sur
3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.