Visualisez, créer et affecter des actions
Vous visualisez et saisissez ici vos actions ou des actions à affecter à d'autres collaborateurs, si vous avez les droits utilisateur pour cela.
Introduction
Vous pouvez afficher les actions à mener en utilisant les filtres pour cibler les actions selon votre besoin :
Par département, collaborateur, fichier de contacts et période. Vous pouvez aussi inclure les actions réalisées, les actions liées à des collaborateurs ne plus faisant partie de votre organisation.
Par défaut, les actions à mener s'affichent pour la semaine en cour, par collaborateur et son département de rattachement si celui-ci a été paramétré.
Pour créer des départements vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez également cocher l'option Afficher uniquement les actions en retard pour traiter ces actions en priorité, par exemple.
L'utilisateur administrateur est le seul autorisé à créer les droits d'accès aux diverses fonctions aux divers utilisateurs.
Afficher et consulter des actions
Sélectionnez les critères d'affichage.
Fichier : vous pouvez afficher les actions tous fichiers de contacts confondus (clients, prospects, etc.) ou préciser un fichier spécifique.
Département : il s'agit d'un filtre sur le groupe de collaborateurs (service, région, etc.). Si vous le renseignez, vous limitez la liste des actions à celles devant être réalisées par les collaborateurs de ce département ou, si vous avez indiquez un collaborateur, au collaborateur en question pour le département en question.
Collaborateur : la liste des collaborateurs sera liée au choix du département. Ce sont les collaborateurs chargés de mener les actions (champ réaliser par dans les paramètres de l'action). Les collaborateurs ne faisant plus partie de la société sont aussi disponibles mais pour visualiser leurs actions, vous devez aussi cocher la case d'option Inclure les collaborateurs partis.
Période du...au : cette fourchette de dates porte sur la date à laquelle l'action doit être réalisée.
Afficher les actions réalisées : permet d'étendre la liste des actions à celles qui ne sont plus à mener.
Afficher uniquement les actions en retard : limite l'affichage que sur ces actions.
La liste de toutes les actions enregistrés pour le contact sélectionné, selon les critères choisis, s'affiche dans la partie Evénements dans la partie inférieure de la fenêtre.
3. Définissez les critères d'affichage des événements :
Sélectionnez le Dossier / Opportunité : le choix est par défaut sur Tous.
Inclure les dossiers clôturés : vous pouvez cocher cette option pour consulter vos dossier classés comme clos.
Vous pouvez trier les actions en cliquant sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez utiliser comme clé de tri. Le premier clic affiche les données dans l'ordre croissant (une flèche montante apparaît à gauche de l'intitulé de colonne), un deuxième clic affiche les données dans l'ordre décroissant (flèche descendante).
Collaborateur ayant déclenché l'action - colonne Créée par, de votre tableau d'événements.
Collaborateur ayant réalisé l'action - colonne Responsable de l'action.
Date de réalisation effective - colonne Date de réalisation.
Dossier éventuellement associé - colonne Code dossier.
Pour gérer les dossiers, vous devez vous rendre dans le menu Options/Divers.
La fenêtre de saisie de l'action s'ouvre dans le mode de modification pour vous permettre de visualiser les commentaires et même de les modifier si besoin.
Attention aux blocages de popups de votre navigateur. Pour votre bonne utilisation et confort de nos modules, vous devez autoriser l'affichage de popups. Pensez à vérifier cela si la fenêtre de l'action ne s'affiche pas.
Réaliser une action
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire ;
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées ;
Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).
Les actions liées à d'autres modules idylis.com (pièces commerciales, feuilles de temps, notes de frais) sont considérées comme réalisées.
Saisissez les critères de votre choix disponibles dans les filtres de ciblage au dessus du tableau d'actions.
Vous serez positionné sur la fiche du contact correspondant l'action sélectionnée. L'action est ainsi visible dans son contexte depuis le tableau Evénements sous la fiche du tiers concerné par l'action.
Saisissez éventuellement des commentaires concernant votre action.
La date de réalisation, qui correspond obligatoirement à la date du jour, est précisée dans la colonne Date de réalisation du tableau des événements.
Créer une action
Lorsque vous êtes sur la fiche des actions, vous pouvez non seulement modifier ou réaliser des actions, mais en créer de nouvelles, pour le même contact.
Vous êtes positionné sur la liste de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Renseignez les différents champs.
Vous pourrez toujours modifier une action pas encore réalisée.
Généralement, l'action est enregistrée dans un premier temps et réalisée dans un second, parfois par une autre personne. L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi.
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ "Commentaire"
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées
Un rapport interne peut être envoyé (cf paramètres du code action).
Précisions
Date action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.
La date du jour s'affiche par défaut. Lorsque cette date est dépassée, l'action apparaît dans les Actions en retard.
Heure de l'action : ce champ est visible si vous l'avez activé dans le menu Options/Divers.
Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.).
A réaliser par : par défaut, c'est le nom du collaborateur connecté. Cette information n'est pas bloquante, un autre collaborateur pourra réaliser une action. Ce nom sera repris sur les e-mails d'alerte et les rapports de diffusion, mais là encore vous pourrez le modifier.
Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu 0ptions/ Divers.
L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Contacts & Evénements. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.
Les dossiers qui ont été clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.
Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.
Par défaut (si vous l'avez paramétré dans les options), le libellé du code action est repris ici. Vous pouvez bien évidement le compléter et/ou le modifier.
Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports.
Lorsque vous rouvrirez la fiche action après avoir rattaché un document, deux pictogrammes s'affichent :
Choix du processus : ce sélecteur est actif lorsque le code action choisi est l'"action déclencheur" d'un processus.
Lorsque vous sélectionnez un code action désignée comme "déclencheur" dans un processus, vous restez libre de ne pas rattacher l'action à un processus.
Processus à réaliser par : ce sélecteur, également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins venir modifier cette information en mode modification.
Si vous avez paramétré des champs complémentaires sur le fichier Actions, ils apparaissent en bas de l'écran.
Le bouton [Diffuser un rapport] permet d'envoyer un rapport de l'action par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs.
Vous pouvez utiliser cette fonction pour informer vos collaborateurs qu'une action a été menée à terme, lorsque celle-ci est réalisée et aussi lors de l'enregistrement de l'action, pour rappeler à un collaborateur qu'il devra la réaliser.
Modifier une action
Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :
Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;
Celles qui ont été réalisées (seul le champ "Commentaire" peut être précisé ou rectifié).
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Vous êtes alors sur la fiche du tiers concerné par l'action sélectionnée. L'action s'affiche alors dans la liste des événements tout en bas de votre écran.
4. Effectuez vos modifications.
Supprimer une action
Toutes les actions peuvent être directement supprimées, sauf celles qui ont été générées par un document commercial, une feuille de temps ou une note de frais. Dans ce cas, il vous faudra supprimer cet élément depuis le module concerné.
Rappel ! Vous pouvez mettre en place des liens avec les modules Gestion commerciale, Feuilles de temps et Notes de frais à partir du menu Options/Divers pour vous permettre de déclencher des actions de façon automatique.
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Depuis la liste des Evénements, vous avez trois options pour supprimer une action à période :
a) De manière unitaire :
Validez le message de confirmation.
b) De manière groupée :
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :
Cliquez sur la case cochée située dans la ligne de titre des colonnes de la liste<CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Rechercher une action
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Personnaliser la liste des actions
Vous pouvez masquer ou afficher des données selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Vous êtes positionné sur la fiche de toutes les actions selon les critères de filtre que vous avez utilisé.
Cochez et/ou décochez les champs que vous souhaitez voir s'afficher ou masquer dans votre liste des actions.
L'ordre des colonnes correspond à l'ordre dans lequel vous avez sélectionné les données, par conséquent, si vous vous trompez, vous devez décocher et recommencer les cases dans le bon ordre.
Les choix seront conservés par utilisateur et jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage. Si vous sélectionnez plus de champs que le tableau ne peut en contenir sur la taille standard de l'écran, vous aurez accès à un balayage horizontal.
Dernière mise à jour
