Gestion des dossiers
Introduction
Pour pouvoir accéder aux paramétrages des dossiers dans votre module CRM, il faut paramétrer la gestion de dossiers dans le menu Options/Divers.
Les dossiers vous permettent de distinguer, pour un même client, les actions relatives à des affaires ou missions que vous voulez pouvoir analyser séparément.
Un dossier est toujours rattaché à un client par une action. Les dossiers proposés lors de la création de l'action dépendent du client concerné car un dossier est toujours paramétré pour un client.
Le fichier Dossiers est le même dans toutes les applications idylis.com où il est présent. Toute modification d’un dossier sera donc prise en compte, en temps réel, dans l'ensemble des applications.
Lorsque vous sélectionnez le fichier Dossiers, le tableau qui apparaît contient tous les dossiers en cours. Pour visualiser également les dossiers clôturés, cochez l'option : Inclure les dossiers clôturés.
Créer un dossier
Informations générales
Sélectionnez le fichier contenant le tiers que vous souhaitez associer au dossier.
Sélectionnez le code du prospect.
Saisissez les champs Code dossier et Nom du dossier.
Jusqu'ici il s'agissait des champs obligatoires pour le paramétrage de votre dossier. Les champs suivants sont optionnels et vous les renseignez se vous le souhaitez.
5. Sélectionnez le type de dossier.
Le type de dossier permet de regrouper les dossiers dans une catégorie.
Exemple : un dossier de type AUDIT.
Les types de dossier font aussi partie de votre paramétrage de base. Vous devez les paramétrer préalablement dans le menu Fichiers/Types dossiers.
6. Définissez les dates d'ouverture (date du jour par défaut) et la date de livraison.
La date de livraison peut-être saisie ultérieurement ou vous pouvez définir la date prévue à fin d'analyser des actions sur un dossier donné.
7. Sélectionnez le code vendeur, si vous souhaitez attribuer un dossier à un vendeur spécifique.
Dans le cas où le dossier soit lié à un tiers dont un vendeur lui ait été affecté, le code s'affiche automatiquement et ne peut pas être modifié.
9. Saisissez le descriptif de votre dossier.
Ceci peut vous être utile l'origine du dossier et à quelles fins il a été crée. Enfin, le descriptif peut vous servir comme un repère.
Définitions :
Fichier : choisir le fichier de contacts auquel vous souhaitez lier le dossier.
Code : ce champ change de non, selon votre choix de fichier.
Sélectionnez le tiers (client, prospect, etc.) auquel vous souhaitez affecter le dossier. Le code est obligatoire.
Code dossier et Nom du dossier : ces champs sont obligatoires et vous utiliserez le code dossier lors de la saisie des actions pour un contact.
Ce code doit être pertinent, car une fois créé, le code ne peut plus être modifié. Le champ Nom du dossier reste modifiable.
Type de dossier : ce champ vous permettra de réaliser des analyses en triant les données par type de dossiers.
Vous le retrouvez notamment comme filtre dans la liste des dossiers en cours, menu Contacts & Evénements, Recherche & Création, dans le tableau Evénements.
Date d'ouverture : la date du jour vous est proposée par défaut. Servez-vous du calendrier si vous souhaitez la modifier.
Date de livraison : définir une date de livraison vous permet d'accompagner l'état d'avancement de votre dossier et d'agit selon votre analyse.
Code vendeur : lorsque un code vendeur est associé à un contact, il est repris ici et ne peut pas être modifié.
Descriptif : vous pouvez ici rajouter des détails et des informations concernant le dossier.
Opportunité - Prévisionnel et suivi
Toutes ces informations sont utilisables avec le générateur d'états d'éditions et peuvent être également utiles pour un dossier de prospection, par exemple.
Définissez le statut du dossier. Ceci vous aide dans l'analyse de vos dossiers lors de vos éditions d'états pour définir le traitement à donner.
Renseignez la date d'aboutissement envisagée. Vous pouvez utiliser cette donnée pour vous permettre de décider de relancer ou pas vos collaborateurs travaillant sur un dossier et aussi pour gérer la qualité de vos prestations.
Renseignez le taux de confiance. Cette donnée peut être renseigné basée sur les informations que vous aurez concernant le dossier pour définir le pourcentage en probabilité de sa réalisation (signature d'un contrat, etc.).
Renseignez un ou plusieurs postes de facturation. Cette donnée peut vous être utile, lorsque il a eu l'implication de divers départements dans la réalisation du dossier, par exemple.
Champs dynamiques
Date / Code / Libellé / Commentaire de la dernière action : ces champs sont renseignés de façon automatique et dynamique à chaque fois qu'une nouvelle action est réalisée sur un dossier.
Clôture
Tous les champs sont automatiquement renseignés à la clôture du dossier.
Rappel : la clôture peut se faire soit manuellement, depuis la fiche dossier par le bouton [Clôturer], soit automatiquement, dès qu'une action de type "action terminale" est réalisée sur le dossier.
Les dossiers clôturés n'apparaissent plus dans le menu Contacts & Evénements, Dossiers.
Modifier un dossier
Effectuez vos modifications.
Supprimer un dossier
Pour supprimer des dossiers, vous avez trois options :
a) De manière unitaire :
Validez le message de confirmation.
b) De manière groupée :
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Validez le message de confirmation.
b) Toutes les lignes d'une page, simultanément :
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Rechercher un dossier
Vous pouvez réaliser une recherche simple ou multicritère sur les dossiers.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
Application filtre :
Vous pouvez cibler encore plus votre recherche en appliquant un filtre.
Exemple :
Saisissez Doss dans le champ Nom du dossier.
Le résultat de la recherche doit afficher que les lignes ayant "Doss" dans le champ Nom du dossier.
Personnaliser la liste des dossiers
La fonction de personnalisation permet de définir l'affichage des données dans le tableau récapitulatif. Vous choisissez le données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher, l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre des lignes à afficher par page.
Les champs personnalisés que vous aurez éventuellement créés s'affichent dans le choix des champs à sélectionner également.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de la liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez pour redimensionner la colonne de votre choix.
Cochez et décochez les champs selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas, voir s'afficher. Un numéro sera attribué à chaque champ au moment où vous le cochez, correspondant à l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau. Pour établir un nouvel ordre d'affichage : Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.
Définissez le nombre de lignes à afficher par page dans votre tableau.
Ce paramétrage sera conservé jusqu'à modification ultérieure. Si vous sélectionnez plus de champs que le tableau ne peut en contenir sur la taille standard de l'écran, vous aurez accès à un balayage horizontal.
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