Rejeter une note de frais
Introduction
Le rejet des notes de frais peut se faire, soit lors de l'étape de validation, soit lors de l'étape du paiement.
L’accès à ces fonctions est réservé aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs" ou comme "Payeurs" dans le menu Fichiers/Collaborateurs.
Vous avez trois manières de rejeter des notes de frais :
a) De manière unitaire :
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Indiquez le motif du rejet.
Le motif est obligatoire.
5. Validez le message de confirmation.
La note de frais en question disparaît alors de la liste des notes de frais à valider. Elle est désormais de nouveau accessible uniquement à l’émetteur. Quand l’émetteur se reconnectera, la note de frais apparaîtra alors avec un "C" signifiant "corriger" dans la colonne Etat. L'émetteur pourra lire le motif du rejet en survolant l'état avec la souris, les commentaires du valideur s'affichent avec les instructions de correction.
Une note de frais rejetée ne sera de nouveau accessible au valideur ou au payeur que lorsque l’émetteur l’aura corrigée.
Seul l’émetteur d’une note de frais peut la supprimer.
Pour éviter, après chaque rejet unitaire, de revenir à la liste et d’avoir à sélectionner une autre note de frais, vous pouvez cocher l'option Passer à la note de frais suivante avant de cliquer sur [Rejet].
b) De manière groupée :
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à supprimer, à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire).
Le motif sera précisé à l'identique sur toutes les notes de frais rejetées.
c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à rejeter à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire). Le motif sera précisé, à l'identique, à toute les notes de frais rejetées.
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