Créer un dossier
Si le client n'existe pas encore dans vos fichiers, vous pouvez sans quitter votre saisie du nouveau code dossier :
c) Saisissez les données du nouveau client.
3. Saisissez le code et le nom du dossier.
Le code dossier apparaîtra lors de la saisie des temps. Choisissez le nom de votre dossier avec pertinence car il vous servira comme critère de recherche.
Les champs code client et nom du dossier sont obligatoires. Le champ code dossier est également un champ obligatoire ; si vous n'avez pas activé la numérotation automatique dans le menu Options/Divers, vous devez aussi renseigner ce champ.
Choisissez le type de dossier que vous désirez affecter. Ce champ vous permettra de réaliser des analyses par type de dossiers.
Si le type de dossier que vous souhaitez n'existe pas, vous pouvez le créer dans le menu Fichiers/Divers.
5. Saisissez la date d'ouverture.
6. Saisissez un descriptif pour votre code dossier.
Ce champ est facultatif et peut-être utile pour le décrire aux autres éventuels utilisateurs autres que vous, pour savoir dans quelle cas utiliser ce code dossier. Ce que vous renseignez dans ce champ peut aussi servir comme critère de recherche.
Autres champs à saisir
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <MAJ><DEBUT>
Pour atteindre le bas de l'écran : <MAJ><FIN>
La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.
Opportunité - Prévisionnel et suivi
Indiquez ici le statut du dossier, la date d'ouverture qui peut être différente de la date de création. Le taux de confiance pour vos analyses.
Vous pouvez encore indiquer jusqu'à cinq postes de facturation. Ces données sont communes au module CRM, donc les actions peuvent être créer dans le CRM et renseignés automatiquement dans les champs d'action ici.
Tableau de coût et prix de vente horaires spécifiques au dossier
Pour les états d'édition, ainsi que pour la fonction de facturation automatique que nous évoquerons dans l'aide concernant le menu Traitements/Facturation, les temps passés sur les dossiers sont valorisés par défaut sur la base des coûts et prix de vente horaires saisis dans les fiches des collaborateurs dans le menu Fichiers/Collaborateurs.
Toutefois, vous pouvez définir des coûts et prix de vente horaires spécifiques à un dossier pour chacun des collaborateurs ayant saisi des temps sur le même dossier. Les états sont alors valorisés à partir de ces nouvelles bases.
Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez affecter un coût et un prix de vente spécifiques au dossier.
Entrez la date à partir de laquelle s'appliqueront les nouveaux coûts et prix. Par exemple, la date de début de l'année en cours.
Entrez le coût horaire du collaborateur.
Indiquez un coefficient.
Le coût horaire que vous avez saisi sera multiplié par ce coefficient et le résultat s'affichera automatiquement dans le champ Prix de vente horaire.
Tant que vous n'aurez pas saisi une nouvelle ligne contenant une date postérieure à celle que vous avez renseignée, ce seront ce coût et ce coefficient qui seront utilisés pour le calcul des valorisations dans les états d'édition pour ce salarié.
Dès que le coût ou le coefficient du salarié augmente ou diminue (c'est plus rare) vous devez entrer une nouvelle ligne en indiquant la nouvelle date d'application et les nouvelles valeurs.
Même si l'une des deux valeurs, coût ou coefficient, n'a pas changée, vous devez saisir les deux valeurs. Sinon, le logiciel considérera une valeur nulle.
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